Режим коммерческой тайны позволяет защитить информацию, ценную для компании, и сделать ее недоступной для третьих лиц. Чтобы этот режим считался установленным, нужно осуществить следующие меры:
- Определить перечень информации, составляющей коммерческую тайну
Следует ориентироваться на содержание информации, доступ к которой ограничивается, и не перечислять конкретные документы, которые носят конфиденциальный характер. Иначе после принятия каждого нового документа нужно будет вносить изменения в положение о коммерческой тайне.
- Ограничить доступ к информации, составляющей коммерческую тайну
Для этого нужно составить положение о коммерческой тайне, в котором будет содержатся перечень информации, которая признается конфиденциальной, порядок работы с такой информацией, требования к работникам, имеющим доступ к коммерческой тайне, срок действия режима коммерческой тайны, а также способы защиты коммерческой тайны и меры ответственности за нарушение режима. С этим положением нужно ознакомить всех работников под роспись.
- Организовать учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну
Форма ведения учета устанавливается работодателем самостоятельно.
- Урегулировать отношения с работниками и контрагентами по использованию информации, составляющей коммерческую тайну
С работниками и контрагентами следует заключить соглашения о неразглашении коммерческой тайны. В соглашение с контрагентом рекомендуется включить положения о гражданско-правовой ответственности контрагента за разглашение коммерческой тайны (например, возмещение убытков или штраф).
- Нанести на материальные носители гриф «Коммерческая тайна»
Для защиты конфиденциальной информации могут быть приняты и дополнительные меры. Например, можно установить запрет на копирование информации с компьютеров на какие-либо другие носители работника, запрет на отправку документов, составляемых в рамках выполнения работником своей трудовой обязанности, с рабочей на личную электронную почту, контроль исходящей корреспонденции работника, принятие локальных нормативных актов, регулирующих порядок работы с персональным компьютером и личными учетными данными работника.