.jpg)
1. Оцените объем задач
Если у вас микробизнес или стартап, то основным критерием, скорее всего, будет стоимость услуг. В таком случае вам стоит рассмотреть бухгалтера-фрилансера или он-лайн инструменты.
- Бухгалтер-фрилансер будет дешевле, чем бухгалтер в штате: вы получите понятную фиксированную цену. Фактически – часть времени бухгалтера, у которого есть другие клиенты. Однако в целом, минусы и риски всё те же: бухгалтер-фрилансер тоже болеет и уезжает в отпуск, а также является единственным держателем всей ценной информации.
- Он-лайн сервисы подойдут, если вы привыкли контролировать всё и, желательно, через смартфон.
Моё дело, Кнопка и другие сервисы – это бухгалтерия в кармане. Вы платите за подписку и всё делаете самостоятельно (при небольшом объеме операций это очень просто). Если же вы собственник или менеджер в бизнесе с серьёзным количеством операций, и кроме бухгалтерии и финансов у вас есть другие сферы ответственности, то потребуется средняя по размеру аутсорсинговая компания которая будет заинтересована в вас как в клиенте и даст вам нужный уровень сервиса по разумной цене.
2. Начните поиск
Аутсорсинг бухгалтерии – распространенная практика, поэтому кто-то из ваших контрагентов наверняка сможет дать рекомендации. Совсем здорово, если ваш контрагент доверяет общение с вами бухгалтеру из аутсорсинга – так вы можете «протестировать» компанию сразу еще до запроса коммерческого предложения. Теперь проверьте компанию в Интернете:
- давно ли компания на рынке,
- есть ли специализация,
- кто её клиенты
- есть ли среди них ваши конкуренты – это может быть и плохо, и хорошо
Здорово, если компания оказывает не только услуги бухгалтерского сопровождения, но и юридические услуги. Даже если вам они не требуются, вы можете быть уверены, что все решения по бухгалтерскому учёту, которые предлагает компания, заранее получили правовую оценку.
3. Запросите коммерческое предложение
Компанию можно оценить на этапе подготовки коммерческого предложения: какую информацию запрашивают, в какой форме, кто и как это делает. Продажи – это парадная часть любой организации, но некоторые выводы всё же можно сделать. Например, если менеджер не понимает разницы между доходами и прибылью, то и в коммерческом предложении может что-то напутать. Как следствие - фактические условия будут отличаться от того, на что вы рассчитывали при получении КП. Если в переговорах участвует бухгалтер, то по его реакциям вы сможете понять, рад ли он вам как будущему клиенту или для него вы – обуза, и вы будете чувствовать это в процессе совместной работы.
Лайфхак. Зачастую в своих предложениях компании дают отзывы или контакты своих клиентов - обычно это очень лояльные клиенты. Можно попробовать трюк - попросить компанию дать контакт бывшего клиента. Если у компании есть довольный бывший клиент это очень показательно. Но даже если не очень довольный, вы поймете, насколько критичны для вас те моменты, которые не устроили других. Это как на booking.com – смотрите отрицательные отзывы, положительные все одинаковы
4. Начинаем работать
Попросите познакомить вас с бухгалтером, который будет вести дела вашей компании, или как минимум с руководителем группы. Плотный контакт с исполнителем позволит оперативно решать задачи, вы сможете задавать вопросы и получать ответы "он-лайн". Если руководитель компании-аутсорсера идёт навстречу в этом вопросе, это значит, что между руководством и исполнителем высокий уровень доверия, что также подтверждает качество услуг.
Переходный период и передача дел - очень важный этап. Конечно, для вас было бы оптимально закончить отношения с бывшим бухгалтером в один день, а со следующего дня начать платить новому аутсорсингу. Это возможно не всегда, потому что бухгалтерия - ретроспективный процесс: проводки и отчеты делаются за прошедший период. Поэтому важно организовать переходный этап так, чтобы ни один процесс не выпал. Например, вы можете поручить «старому» бухгалтеру проводить операции и готовить отчетность, а новый аутсорсер пока займется только проведением платежей и оформлением отгрузок. Новый провайдер сможет делать замечания по проводкам и задавать старому вопросы, ответ на которые знает только он.
Переходный период и передача дел - очень важный этап. Конечно, для вас было бы оптимально закончить отношения с бывшим бухгалтером в один день, а со следующего дня начать платить новому аутсорсингу. Это возможно не всегда, потому что бухгалтерия - ретроспективный процесс: проводки и отчеты делаются за прошедший период. Поэтому важно организовать переходный этап так, чтобы ни один процесс не выпал. Например, вы можете поручить «старому» бухгалтеру проводить операции и готовить отчетность, а новый аутсорсер пока займется только проведением платежей и оформлением отгрузок. Новый провайдер сможет делать замечания по проводкам и задавать старому вопросы, ответ на которые знает только он.
Скорее всего, в этот период придется потратить на бухгалтерские услуги больше: и по старому, и по новому договору. Но помните, что если новый аутсорсер еще не взял на себя весь объем ответственности за вашу бухгалтерию, то вы можете договориться, чтобы оплата за этот период была пропорционально меньше – это стоит обсудить сразу и прописать в отдельном пункте договора.
Автор: Виктор Миронов